Cuando nos llega un nuevo proyecto, lo primero que tenemos que decidir es qué plataforma es la más adecuada para llevarlo a cabo, y esta decisión depende de un gran número de factores que se van a combinar entre sí.

El primer paso es identificar qué tipo de proyecto tenemos entre manos, lo que se complica al no existir una definición consensuada de lo que es un webinar (se aplica a eventos muy distintos entre sí). Para nosotros un webinar es un seminario o presentación online (se emite a través de una web/app) que permite interacción con los participantes mediante el uso de herramientas como chat, preguntas, encuestas, botones de llamada a la acción o exámenes, una interacción que se mide y que proporciona datos estadísticos a los organizadores.

Así, la primera pregunta que nos haríamos sería: ¿Se debe posibilitar que los espectadores puedan intervenir con su vídeo / audio? Si la respuesta es afirmativa, tendremos entonces que decantarnos por una herramienta de videoconferencia como Zoom, Webex o Google Meet.

Si por el contrario, la respuesta es negativa, es decir, no es necesario que los espectadores puedan intervenir con su vídeo/audio en el evento, entonces nos encontramos con un proyecto que puede ser un webinar o solo una emisión en streaming. 

¿Y qué diferencia un webinar de un streaming? Partamos de la base que un webinar es en sí una emisión en streaming… ¿Y qué es un streaming? Bueno aquí hay mucho más consenso, y podemos resumir que es cualquier contenido audiovisual, en directo o bajo demanda (en diferido) que se puede reproducir a través de internet sin necesidad de ser descargado en un dispositivo. Así, Netflix, Spotify, YouTube, radio o tv online son ejemplos populares de streaming. Un webinar es por lo tanto (insisto, para nosotros, que no somos la Real Academia de la Lengua) una emisión de un evento en streaming con herramientas de interacción con los espectadores.

Por ejemplo, ¿es una emisión de un evento en abierto por YouTube un webinar o un streaming? Nosotros consideramos que, más allá del chat, YouTube no ofrece más posibilidades de interacción con los espectadores, ni proporciona estadísticas detalladas de participación, y por lo tanto, para nosotros es un streaming o webcast. Pero si insertamos ese vídeo en directo de YouTube en una página web que hayamos creado para la emisión del evento, y le añadimos otras herramientas interactivas, un formulario de registro para acceder a verlo ya estaríamos hablando de un webinar. Vamos a distinguir por lo tanto en este artículo 3 tipos de plataformas:

• Plataformas de videoconferencia
• Plataformas abiertas y Redes Sociales
• Plataformas webinar (estándar o diseñadas a medida)

Y vamos a intentar indicar unas líneas generales de decisión respondiendo a una serie de preguntas, entendiendo que cada caso es único, y que estos factores por sí solos no van a ser definitivos.

¿Qué audiencia espero tener?

Si la audiencia esperada es reducida (menos de 25-50 personas) lo habitual es que optemos por una plataforma de videoconferencia, que nos va a permitir que todos los participantes puedan participar con su vídeo/audio. A partir de 50 participantes una emisión con una plataforma de videoconferencia puede resultar más caótica (aunque éstas disponen de cada vez más herramientas y opciones para gestionar un mayor número de participantes) por lo que a menudo recomendamos el uso de plataformas webinar o una emisión por streaming. Audiencias superiores a 2.500 participantes pueden ser muy elevadas para una plataforma webinar, por lo que se suele, en estos casos, hacer uso de una plataforma de streaming abierta como YouTube o Facebook Live. 

^{Un ejemplo de emisión en streaming en YouTube de gran audiencia}

El volumen de la audiencia esperada es uno de los factores determinantes a las hora de decidirse por un sistema u otro. Nadie alquilaría un palacio de congresos para organizar una reunión íntima, ni una pequeña sala para una conferencia multitudinaria.

¿A quién va dirigida mi emisión?

En primer lugar debemos conocer la privacidad de la sesión. Si se trata de una emisión de carácter abierto/público podemos optar por cualquiera de las opciones mencionadas, pero si por el contrario se van a tratar temas confidenciales o se quiere controlar muy de cerca quién accede a la sesión, entonces normalmente vamos a decantarnos por una plataforma webinar o una herramienta de videoconferencia que nos permita aplicar estos controles.

Por otra parte, las herramientas de videoconferencia son idóneas para celebrar sesiones de formación, comunicación interna, reuniones reducidas o improvisadas, mientras que una plataforma webinar es idónea para lanzamiento de productos, generar leads y en general comunicaciones externas.

¿Necesito que los participantes se registren? ¿Qué nivel de estadísticas quiero tener?

¿Vamos a requerir un registro de acceso a la sesión, o lo que es lo mismo, vamos a querer saber quién se ha conectado a nuestra emisión? ¿Qué datos queremos obtener de la audiencia? Normalmente las plataformas webinar nos van a permitir disponer de un sistema de registro y login completamente integrado y automatizado de acceso a los contenidos, y nos van a proporcionar completas y detalladas estadísticas de los usuarios. La pregunta clave aquí es si necesitamos saber quién se va a conectar, y más allá, si podemos hacer algo con estos datos. 

Si por ejemplo somos un laboratorio, y estamos presentando un nuevo tratamiento médico a una serie de cardiólogos, es fundamental saber qué profesionales se han conectado y cómo han interactuado para poder hacer un correcto seguimiento con nuestro equipo de delegados médicos. Pero si somos una empresa de alimentación que quiere hacer una presentación de unas nuevas chocolatinas y hemos organizado un concierto multitudinario por streaming, entonces los datos individualizados no son tan importantes, nos interesa alcanzar la máxima difusión y facilitar al máximo el acceso de los usuarios al contenido por lo que lo ideal sería hacer una emisión directamente en redes sociales (YouTube, Facebook Live…)

¿Cuál es mi presupuesto?

En este caso la decisión va a ser fácil. Actualmente hay en el mercado herramientas de videoconferencia de presupuesto muy reducido o incluso gratuitas, por lo que ante presupuestos reducidos esta va a ser nuestra única opción.

Si disponemos de mayor presupuesto podemos plantearnos una emisión en plataformas abiertas (necesitaremos normalmente la ayuda de un profesional) o en una plataforma webinar.

¿Qué nivel de interactividad necesito?

Ya hemos dejado claro anteriormente la necesidad de diferenciar los eventos en los que los participantes pueden intervenir con su vídeo / audio (videoconferencias) y los eventos en los que esta intervención no es necesaria o deseable. Sin embargo, una emisión online nos permite emplear otras herramientas para interactuar con el público: chat, envío de preguntas, encuestas, exámenes, CTAs, descarga de documentos… Las necesidades de interacción nos van a dar una orientación clara acerca de la plataforma ideal a emplear. Por ejemplo, si queremos disponer de un chat moderado (no público) la opción de emitir a través de plataformas abiertas o de la mayoría de herramientas de videoconferencia está descartada. En general, las herramientas de interacción van a ser más potentes en las plataformas webinar.

¿Y después del evento qué?

Observamos muy a menudo como no se le otorga a la visualización bajo demanda (o en diferido) la suficiente importancia. Nosotros insistimos en que ,hoy en día, la visualización en diferido es prácticamente igual de importante que el directo en sí, ya que los usuarios se están acostumbrando a acceder al contenido cuando quieren y pueden y a no organizar su agenda en torno a nuestra planificación de eventos.

La importancia que le demos a esta versión bajo demanda de nuestra emisión nos va a ayudar también a determinar qué tipo de plataforma vamos a emplear: las herramientas de videoconferencia como mucho nos van a permitir tener una grabación de la sesión en mp4 que tendremos nosotros que alojar en algún sitio y una emisión en YouTube se graba automáticamente, pero en ambos casos el resultado sería un vídeo sin interacción. Las mejores plataformas webinar nos permiten disponer de una videoteca automatizada de nuestras emisiones, y nos dan la posibilidad de que estas emisiones en diferido mantengan su interactividad, pudiendo el espectador seguir enviando preguntas, contestando encuestas o haciendo clic en CTAs.

¿Cómo quiero que esté representada mi marca?

Un aspecto clave a tener en cuenta a la hora de enfocar un proyecto de emisiones online es la presencia de nuestra marca en el proceso. Muy frecuentemente este aspecto queda relegado, pero es fundamental. ¿Tiene lógica que una multinacional invierta gran cantidad de recursos (tiempo y dinero) en el diseño de su página web, y al mismo tiempo emplee para sus webinars herramientas o plataformas que limiten la presencia de su marca? Nosotros creemos que no, porque en toda comunicación su imagen de marca está en juego. Y lo mismo es aplicable para empresas de cualquier tamaño, en la medida de lo posible hay que tratar de personalizar sus emisiones, sobre todo cuando se trata de seminarios dirigidos al exterior (comunicación externa, marketing, generación de leads).

Por supuesto esta relación de preguntas es incompleta e inexacta, y no permite extraer en todos los casos una respuesta clara. Como ya adelantamos, cada caso es diferente y debe analizarse teniendo en cuenta todas las necesidades del proyecto. Por ello, en Krub estudiamos en detalle cada propuesta y ofrecemos a nuestros clientes la solución que mejor se adapta a su caso.

Semanas de preparación minuciosa, cientos de emails y llamadas, todo cuidado al detalle, los mejores ponentes posibles y gran parte del presupuesto de comunicación invertido en tu emisión en directo… Y después del directo, ¿Qué?

Pues muchas veces, después, nada.

Y es un error mayúsculo, porque los contenidos no mueren con la emisión en directo, todo lo contrario, el post-evento es, prácticamente siempre, al menos igual de importante que el directo.

¿Entonces, qué podemos hacer tras el directo? Pensemos en tres pasos clave:

Analizar datos:

Lo primero que deberíamos de hacer es analizar la información que tengamos de la emisión en directo, que por supuesto va a ser más rica cuanto más interactiva haya sido la plataforma empleada.

Por ejemplo, podemos estudiar la forma de nuestra curva de audiencia: una caída moderada y gradual en los últimos minutos de la emisión (durante el turno de preguntas o la despedida) es natural, pero si esta se ha producido con demasiada antelación, o es excesivamente pronunciada, algo ha fallado… tal vez la duración del evento, su programación, la temática o el desempeño de los ponentes.

O el porcentaje de inscritos que finalmente ha atendido el directo, o el que ha completado la encuesta de satisfacción o ha enviado una pregunta.

Mantener la comunicación con los espectadores:

Bien sea enviando un email de agradecimiento a los asistentes, contestando o dando seguimiento a la alguna pregunta o mensaje recibidos en el directo, a una solicitud a través de un CTA, o incluso realizando alguna propuesta comercial.

Prolongar la conversación con nuestros seguidores, de la forma más personalizada y abierta posible, debería ser nuestro objetivo principal en esta etapa.

Potenciar la versión bajo demanda (en diferido) del directo:

Menospreciar la importancia de la versión bajo demanda es uno de los mayores errores que encontramos en nuestro día a día. Según nuestra propia experiencia, las audiencias en diferido son ya, al menos, tan numerosas como las del directo (y no es raro que se superen). Así, disponer de una versión bajo demanda lo antes posible y promocionarla adecuadamente es clave.

Por supuesto, si esta versión bajo demanda es además interactiva, y nos permite seguir obteniendo datos del comportamiento de nuestros usuarios y mantener el contacto con ellos (puntos anteriores), mucho mejor.

En cierta ocasión, organizamos un webinar que fue un absoluto fracaso… a los 15 minutos de exposición la mayoría de los espectadores habían abandonado la emisión. ¿El motivo? Una presentación llena de texto y un ponente que se limitaba a leerla. Para completar el cóctel, la posibilidad de descargar la presentación en cualquier momento (no pudimos convencer al cliente de lo contrario). ¿Qué sentido tiene conectarse a una emisión a escuchar a alguien leer un texto que, además, se puede descargar al momento? 

Al fin y al cabo, un webinar no se diferencia en ese sentido de una conferencia o de una clase presencial. Es, al igual que en esos casos, un evento en el que se debe trabajar con técnicas y materiales que capturen la atención del espectador, con algunas limitaciones (por ejemplo, no hay cercanía física y la visión del ponente se limita a su rostro en una pantalla), pero también con otros recursos (como la posibilidad de interactuar de forma masiva e inmediata con toda la audiencia, con preguntas o chats).

En la gran mayoría de los webinars, los ponentes se van a apoyar en presentaciones, normalmente power points o pdfs. A continuación, proponemos unos consejos para conseguir presentaciones más atractivas para vuestras emisiones (también son de aplicación en eventos presenciales).

Cuanto menos texto, mejor.

La presentación es principalmente un material de apoyo. El público lo que quiere es escuchar al ponente, no leer textos en una pantalla, y, mucho menos, que sea el ponente el que lo haga. Si incorporamos mucho texto en nuestras slides, los espectadores dejarán de prestar atención a la exposición del ponente que es lo realmente importante. Los textos empleados, en la medida de lo posible, deben de limitarse a servir de titulares informativos. Por el contrario, potenciemos el uso de imágenes que apoyen el discurso del ponente: una imagen envía un mensaje mucho más potente que el texto.

Más allá del texto y las imágenes

Si la tecnología lo permite, seamos innovadores en los materiales empleados, porque hay vida más allá del power point o el pdf. En primer lugar, usando animaciones siempre que sea posible, que permiten dinamizar la presentación y que el espectador no vea contenido por adelantado. Pero también con el uso de otros formatos de presentación, como Key Note o Prezi, o usando vídeos y audios. 

Pocos contenidos y a buen tamaño en cada slide

Presentar 8 gráficas en la misma slide únicamente sirve para que el espectador no pueda ver absolutamente nada. Tengamos en cuenta, además, que la audiencia emplea, cada vez en mayor medida, dispositivos móviles con pantallas de 4-5 pulgadas para conectarse a las emisiones online, muy lejos de las 13-15 pulgadas de la mayor parte de los ordenadores portátiles, y, por lo tanto, debemos diseñar nuestras presentaciones teniendo en cuenta estas circunstancias. Nuestro consejo: tipografías grandes (mínimo 18) y una gráfica por slide, no pasa nada por tener presentaciones con muchas slides.

Complementar si es necesario

Si el contenido tratado en la sesión requiere consultar o estudiar documentación con gran cantidad de información, es conveniente dejar a disposición de los espectadores esta documentación para su descarga, antes, durante y/o después de la emisión. Por ejemplo, si vamos a analizar en la emisión una nueva legislación, puede ser interesante compartir antes de la misma un enlace con el nuevo texto legal completo y en la presentación limitarse a reproducir los titulares o contenidos principales.

Uno de nuestros clientes que destaca por la calidad de sus presentaciones es Bankinter. Si quieres conocerlos un poco más haz clic aquí.

En los últimos meses, y debido a la pandemia del COVID, hemos visto cómo la oferta de webinars se multiplicaba. Una gran parte de los eventos anteriormente planificados como presenciales han tenido que trasladarse al entorno online… webinar, webinar, webinar… de repente todo el mundo organizando uno, cuando solo un año antes muy poca gente sabía qué quería decir eso de webinar. 

Se ha alcanzado incluso, entre parte del público, una cierta sensación de saturación. Esto se debe, en gran medida, a una duración inadecuada de buena parte de las emisiones. Entonces, ¿cuál es la duración ideal de un webinar? No hay una respuesta correcta, ya que va a depender fundamentalmente del contenido, pero nuestra experiencia nos permite sacar algunas conclusiones.

En primer lugar, vamos a diferenciar entre webinars externos (marketing, lead generation, presentaciones de producto, formación a clientes, relaciones con inversores) e internos (formaciones o comunicaciones dirigidas a los miembros de una misma organización, como una empresa o asociación).

Webinars externos

A continuación tenemos las curvas de audiencia de 3 webinars de empresas de sectores completamente distintos, en todos los casos dirigidos a una audiencia externa y organizados por empresas con contrastada experiencia en la emisión de webinars:

Como se puede observar claramente, en las tres gráficas se observa un descenso acusado y constante de la audiencia que arranca a los 40-45 minutos de emisión, y que se acelera considerablemente a partir del minuto 50-55… Todas las sesiones tenían una duración prevista y anunciada de 60 minutos, y resulta curioso ver cómo cuanto más se excede este tiempo, mayor es la caída de audiencia.

Nuestras recomendaciones:

• Anunciar una duración máxima de 60 minutos, y cumplirla, o incluso mejor, tratar de reducir la emisión a un máximo de 53 minutos.
• No alargar el turno de preguntas más allá de 8-10 minutos, ya que suponen una fuga de espectadores inevitable.
• Concentrar los contenidos más importantes de la emisión (por ejemplo un CTA con una oferta) cuando se haya consumido el 50% de la duración prevista de la sesión (en emisiones de 60 minutos, a partir del minuto 30)
• No alargar innecesariamente la emisión. Si el contenido que se va a ofrecer no da para más de 30 minutos, no intentar rellenar tiempo hasta llegar a los 60. El público agradece la brevedad. Y nuestra experiencia nos demuestra que los webinars cortos (de menos de 30 minutos) tienen un rendimiento fantástico.
• Si el contenido de la sesión exige una duración mayor a los 60 minutos, plantear la posibilidad de dividirla en varias sesiones.

Webinars internos:

En este caso no es posible aplicar las mismas reglas. En este tipo de emisiones, la asistencia a menudo es obligatoria y, los contenidos pueden exceder fácilmente los 60 minutos de duración sin que ello tenga consecuencias negativas en la curva de audiencia.

Sin embargo, la capacidad de atención de los espectadores no es infinita, y si no se toman ciertas medidas es posible que no se alcancen los objetivos planteados inicialmente:

• Si la sesión va a superar los 60 minutos de duración, conviene hacer pausas cada 45-50 minutos de 5-15 minutos.
• Potenciar la interactividad de los usuarios al máximo para mantener su atención.
• Resolver las dudas y preguntas de interés general en público, y tratar las cuestiones más particulares de forma individualizada (ya sea a través de un chat privado o una acción posterior de seguimiento)
• Dejar a disposición de los usuarios materiales de apoyo bajo demanda (vídeos, documentos) para completar la formación de forma individualizada.
• Si la sesión no se plantea como un directo, sino que va a estar disponible directamente bajo demanda, tratar de hacer piezas de no más de 30 minutos de duración. Es mucho más complejo mantener la atención de los espectadores en diferido.

Si hay una empresa que trabaja adecuadamente la duración de sus webinars, esa es Tressis. Si quieres conocerlos un poco más haz clic aquí.