Qué plataforma elegir para tu webinar

Cuando nos llega un nuevo proyecto, lo primero que tenemos que decidir es qué plataforma es la más adecuada para llevarlo a cabo, y esta decisión depende de un gran número de factores que se van a combinar entre sí.

El primer paso es identificar qué tipo de proyecto tenemos entre manos, lo que se complica al no existir una definición consensuada de lo que es un webinar (se aplica a eventos muy distintos entre sí). Para nosotros un webinar es un seminario o presentación online (se emite a través de una web/app) que permite interacción con los participantes mediante el uso de herramientas como chat, preguntas, encuestas, botones de llamada a la acción o exámenes, una interacción que se mide y que proporciona datos estadísticos a los organizadores.

Así, la primera pregunta que nos haríamos sería: ¿Se debe posibilitar que los espectadores puedan intervenir con su vídeo / audio? Si la respuesta es afirmativa, tendremos entonces que decantarnos por una herramienta de videoconferencia como Zoom, Webex o Google Meet.

Si por el contrario, la respuesta es negativa, es decir, no es necesario que los espectadores puedan intervenir con su vídeo/audio en el evento, entonces nos encontramos con un proyecto que puede ser un webinar o solo una emisión en streaming. 

¿Y qué diferencia un webinar de un streaming? Partamos de la base que un webinar es en sí una emisión en streaming… ¿Y qué es un streaming? Bueno aquí hay mucho más consenso, y podemos resumir que es cualquier contenido audiovisual, en directo o bajo demanda (en diferido) que se puede reproducir a través de internet sin necesidad de ser descargado en un dispositivo. Así, Netflix, Spotify, YouTube, radio o tv online son ejemplos populares de streaming. Un webinar es por lo tanto (insisto, para nosotros, que no somos la Real Academia de la Lengua) una emisión de un evento en streaming con herramientas de interacción con los espectadores.

Por ejemplo, ¿es una emisión de un evento en abierto por YouTube un webinar o un streaming? Nosotros consideramos que, más allá del chat, YouTube no ofrece más posibilidades de interacción con los espectadores, ni proporciona estadísticas detalladas de participación, y por lo tanto, para nosotros es un streaming o webcast. Pero si insertamos ese vídeo en directo de YouTube en una página web que hayamos creado para la emisión del evento, y le añadimos otras herramientas interactivas, un formulario de registro para acceder a verlo ya estaríamos hablando de un webinar. Vamos a distinguir por lo tanto en este artículo 3 tipos de plataformas:

• Plataformas de videoconferencia
• Plataformas abiertas y Redes Sociales
• Plataformas webinar (estándar o diseñadas a medida)

Y vamos a intentar indicar unas líneas generales de decisión respondiendo a una serie de preguntas, entendiendo que cada caso es único, y que estos factores por sí solos no van a ser definitivos.

¿Qué audiencia espero tener?

Si la audiencia esperada es reducida (menos de 25-50 personas) lo habitual es que optemos por una plataforma de videoconferencia, que nos va a permitir que todos los participantes puedan participar con su vídeo/audio. A partir de 50 participantes una emisión con una plataforma de videoconferencia puede resultar más caótica (aunque éstas disponen de cada vez más herramientas y opciones para gestionar un mayor número de participantes) por lo que a menudo recomendamos el uso de plataformas webinar o una emisión por streaming. Audiencias superiores a 2.500 participantes pueden ser muy elevadas para una plataforma webinar, por lo que se suele, en estos casos, hacer uso de una plataforma de streaming abierta como YouTube o Facebook Live. 

^{Un ejemplo de emisión en streaming en YouTube de gran audiencia}

El volumen de la audiencia esperada es uno de los factores determinantes a las hora de decidirse por un sistema u otro. Nadie alquilaría un palacio de congresos para organizar una reunión íntima, ni una pequeña sala para una conferencia multitudinaria.

¿A quién va dirigida mi emisión?

En primer lugar debemos conocer la privacidad de la sesión. Si se trata de una emisión de carácter abierto/público podemos optar por cualquiera de las opciones mencionadas, pero si por el contrario se van a tratar temas confidenciales o se quiere controlar muy de cerca quién accede a la sesión, entonces normalmente vamos a decantarnos por una plataforma webinar o una herramienta de videoconferencia que nos permita aplicar estos controles.

Por otra parte, las herramientas de videoconferencia son idóneas para celebrar sesiones de formación, comunicación interna, reuniones reducidas o improvisadas, mientras que una plataforma webinar es idónea para lanzamiento de productos, generar leads y en general comunicaciones externas.

¿Necesito que los participantes se registren? ¿Qué nivel de estadísticas quiero tener?

¿Vamos a requerir un registro de acceso a la sesión, o lo que es lo mismo, vamos a querer saber quién se ha conectado a nuestra emisión? ¿Qué datos queremos obtener de la audiencia? Normalmente las plataformas webinar nos van a permitir disponer de un sistema de registro y login completamente integrado y automatizado de acceso a los contenidos, y nos van a proporcionar completas y detalladas estadísticas de los usuarios. La pregunta clave aquí es si necesitamos saber quién se va a conectar, y más allá, si podemos hacer algo con estos datos. 

Si por ejemplo somos un laboratorio, y estamos presentando un nuevo tratamiento médico a una serie de cardiólogos, es fundamental saber qué profesionales se han conectado y cómo han interactuado para poder hacer un correcto seguimiento con nuestro equipo de delegados médicos. Pero si somos una empresa de alimentación que quiere hacer una presentación de unas nuevas chocolatinas y hemos organizado un concierto multitudinario por streaming, entonces los datos individualizados no son tan importantes, nos interesa alcanzar la máxima difusión y facilitar al máximo el acceso de los usuarios al contenido por lo que lo ideal sería hacer una emisión directamente en redes sociales (YouTube, Facebook Live…)

¿Cuál es mi presupuesto?

En este caso la decisión va a ser fácil. Actualmente hay en el mercado herramientas de videoconferencia de presupuesto muy reducido o incluso gratuitas, por lo que ante presupuestos reducidos esta va a ser nuestra única opción.

Si disponemos de mayor presupuesto podemos plantearnos una emisión en plataformas abiertas (necesitaremos normalmente la ayuda de un profesional) o en una plataforma webinar.

¿Qué nivel de interactividad necesito?

Ya hemos dejado claro anteriormente la necesidad de diferenciar los eventos en los que los participantes pueden intervenir con su vídeo / audio (videoconferencias) y los eventos en los que esta intervención no es necesaria o deseable. Sin embargo, una emisión online nos permite emplear otras herramientas para interactuar con el público: chat, envío de preguntas, encuestas, exámenes, CTAs, descarga de documentos… Las necesidades de interacción nos van a dar una orientación clara acerca de la plataforma ideal a emplear. Por ejemplo, si queremos disponer de un chat moderado (no público) la opción de emitir a través de plataformas abiertas o de la mayoría de herramientas de videoconferencia está descartada. En general, las herramientas de interacción van a ser más potentes en las plataformas webinar.

¿Y después del evento qué?

Observamos muy a menudo como no se le otorga a la visualización bajo demanda (o en diferido) la suficiente importancia. Nosotros insistimos en que ,hoy en día, la visualización en diferido es prácticamente igual de importante que el directo en sí, ya que los usuarios se están acostumbrando a acceder al contenido cuando quieren y pueden y a no organizar su agenda en torno a nuestra planificación de eventos.

La importancia que le demos a esta versión bajo demanda de nuestra emisión nos va a ayudar también a determinar qué tipo de plataforma vamos a emplear: las herramientas de videoconferencia como mucho nos van a permitir tener una grabación de la sesión en mp4 que tendremos nosotros que alojar en algún sitio y una emisión en YouTube se graba automáticamente, pero en ambos casos el resultado sería un vídeo sin interacción. Las mejores plataformas webinar nos permiten disponer de una videoteca automatizada de nuestras emisiones, y nos dan la posibilidad de que estas emisiones en diferido mantengan su interactividad, pudiendo el espectador seguir enviando preguntas, contestando encuestas o haciendo clic en CTAs.

¿Cómo quiero que esté representada mi marca?

Un aspecto clave a tener en cuenta a la hora de enfocar un proyecto de emisiones online es la presencia de nuestra marca en el proceso. Muy frecuentemente este aspecto queda relegado, pero es fundamental. ¿Tiene lógica que una multinacional invierta gran cantidad de recursos (tiempo y dinero) en el diseño de su página web, y al mismo tiempo emplee para sus webinars herramientas o plataformas que limiten la presencia de su marca? Nosotros creemos que no, porque en toda comunicación su imagen de marca está en juego. Y lo mismo es aplicable para empresas de cualquier tamaño, en la medida de lo posible hay que tratar de personalizar sus emisiones, sobre todo cuando se trata de seminarios dirigidos al exterior (comunicación externa, marketing, generación de leads).

Por supuesto esta relación de preguntas es incompleta e inexacta, y no permite extraer en todos los casos una respuesta clara. Como ya adelantamos, cada caso es diferente y debe analizarse teniendo en cuenta todas las necesidades del proyecto. Por ello, en Krub estudiamos en detalle cada propuesta y ofrecemos a nuestros clientes la solución que mejor se adapta a su caso.